Boekhouding voor advocatenkantoren vraagt om meer dan alleen boekhoudsoftware en een strak kasboek. Je krijgt te maken met het correct verwerken van derdengelden, toezicht op escrow-rekeningen en het naleven van de Wet ter voorkoming van witwassen. Denk aan slim factureren, nauwkeurige debiteurenadministratie en belastingadvies dat altijd aansluit op de unieke structuur van jouw advocatenkantoor.
Wij weten als geen ander hoe belangrijk transparante rapportages, tijdige BTW-aangiftes en juiste behandeling van kantoorkosten zijn, vooral bij samenwerkingen met meerdere partners of verschillende maatschappen. In de dagelijkse praktijk kunnen die ogenschijnlijk kleine details zoals urenregistratie of compliance juist het verschil maken voor je cliënten én voor je reputatie.
Wil je zeker weten dat jouw administratieve processen altijd kloppen en piekfijn op orde zijn? Ontdek waarom andere advocaten ons een topscore geven in gespecialiseerde boekhouding voor advocatenkantoren bij Citadel Fiscaal.
Boekhouding voor advocatenkantoren: Wat houdt het in?
Boekhouding voor advocatenkantoren vraagt om een gespecialiseerde aanpak. Wet- en regelgeving, trust- en derdenrekeningen, kostenvoorschotten en de minutieuze dossiervorming stellen specifieke eisen aan jouw financiële administratie. Bij Citadel Fiscaal pakken we dit grondig aan met slimme processen, volledige compliance én vertrouwen. Wij helpen advocatenkantoren uit Rotterdam tot Utrecht, Amsterdam en Den Haag via direct contact of moderne online boekhoudtools als Exact Online, Snelstart, Radar360 en Visionplanner. Je bent altijd verzekerd van overzicht, zekerheid en inzicht waarmee je kantoor sterk staat richting cliënten en toezichthouders.
- Derdengeldenbeheer: Advocatenkantoren beheren regelmatig middelen voor derden, waarvoor een aparte administratie en interne controle essentieel is. Met onze ondersteuning weet je zeker dat alles klopt, van inboekingen tot maandafsluiting en compliance met de verordening op de advocatuur.
- Kostenvoorschotten en doorbelastingen: Wij zorgen dat elk voorschot en doorbelasting correct wordt verwerkt, zodat zowel tijdelijke als definitieve facturen transparant zijn voor cliënt en kantoor, zonder risico op dubbele registratie of verlies van overzicht.
- Budget- en projectbewaking: Grip op projectkosten, declarabiliteit en nacalculatie van uurtarieven voorkomt verrassingen en bevordert gezonde bedrijfsvoering.
- Actuele verslaglegging: Snel, inzichtelijk en voldragen aan alle verplichtingen volgens NBA, SRA en de NOvA. Binnen Visionplanner en Snelstart genereren we periodieke rapportages die waarde toevoegen.
Het proces van boekhouden binnen advocatenkantoren
Onze procesbegeleiding is stap voor stap ingericht op maximale zekerheid en minimale tijdsinvestering vanuit het kantoor. Dit werkt als volgt:
- Inventarisatie: Wij analyseren de huidige administratie, koppelpunten (zoals declaratie- of tijdschrijfsoftware) en aanwezige systemen.
- Inrichting van systemen: Wij verbinden bestaande tools zoals Fiscaal Online, Nmbrs of Wefact voor een foutloze gegevensstroom.
- Periodieke verwerking: Facturen, bankmutaties, kasstromen uit de derdengeldenrekening en kosten worden automatisch en handmatig verwerkt, altijd door ervaren professionals.
- Controle & compliance: Wij controleren de aansluiting met bank, verantwoorden derdengelden en voeren een review uit op wettelijke verplichtingen, inclusief tijdige aangiften en rapportages.
- Resultaat en rapportage: Je ontvangt maandelijks een complete rapportage inclusief balans, winst-en-verliesrekening, openstaande posten en fiscale positie echt 24/7 inzichtelijk.
Jouw partner voor alle fiscale oplossingen
Ontvang een gratis bedrijfsscan zonder contract of verplichting. Bespaar direct op je boekhouding met een vaste boekhouder, maandelijks opzegbaar.
Boekhoudsoftware en slimme tools voor advocatenkantoren
De juiste boekhoudsoftware maakt het verschil voor efficiënte processen, foutloos declareren en realtime belastingmonitoring. Wij werken met de beste tools voor de branche:
- Exact Online: Ideaal voor grotere kantoren met integratiemogelijkheden voor tijdschrijven, CRM, dossierbeheer en derdengelden.
- Snelstart/Radar360: Betrouwbare oplossingen voor middelgrote kantoren. Snel en eenvoudig declareren, betaalstromen bewaken en direct koppelen met dekkingsbijdrage-analyse per dossier.
- Nmbrs voor salarisadministratie: Volledige loonadministratie, salarisstroken en pensioenaangifte, volledig AVG-proof.
Unieke uitdagingen bij boekhouding voor advocatenkantoren
Ieder advocatenkantoor heeft te maken met branche-eigen knelpunten en strikte regelgeving. Hier komen onze financiële specialisten maximaal tot hun recht:
- Stichting derdengelden verplichtstelling: Correcte scheiding tussen kantoorgelden en derdengelden is wettelijk verplicht (Verordening op de Advocatuur art. 6.19 en volgende). Niet voldoen betekent forse sancties.
- NOvA compliance: Rapportageverplichtingen richting de Nederlandse Orde van Advocaten eisen nauwkeurige detailboekingen en (periodieke) zelfevaluaties – deze nemen wij volledig uit handen met slimme checks en archivering.
- Interne controle en audittrail: Dossiervorming en verantwoording voor het bestuur, aandeelhouders of samenwerkingspartners is zeer scherp, wij richten de administratie hierop in.
Praktische voorbeelden van nauwkeurige advocatenboekhouding
Advocaat-partners hebben heldere inzichtbehoefte in declarabiliteit versus niet-declarabele uren. Bij een middelgroot kantoor zetten wij Exact Online in, gekoppeld aan het declaratiepakket en de derdengeldenrekening, om maandelijkse verschillen binnen vijf minuten inzichtelijk te krijgen. Zo worden kasstromen, uurverantwoordingen en resultaatafhankelijke beloningen naadloos gepresenteerd in Visionplanner.
Waarom kiezen voor Citadel Fiscaal als jouw accountantskantoor?
Wij leveren meerwaarde dankzij:
- All-in prijzen zonder verrassingen: Transparant en afgestemd op jouw rechtsvorm: zzp, maatschap, VOF of BV.
- Toezichthouderproof administratie: Klaar voor de NOvA, belastingdienst of SRA-review, altijd vlekkeloos dankzij onze ervaren experts.
- Vaste contactpersoon en 24/7 online inzage: Inzicht via gepersonaliseerde dashboards en support waar nodig. Jouw administratie is altijd up-to-date, van Vennootschapsbelasting tot salarisadministratie.
- Advies en optimalisatie: Direct advies over bedrijfsstructuren, fiscale vraagstukken of uitbreiding? Dit hoort standaard bij onze dienstverlening, samen bouwen wij aan meer rust en betere marges voor je kantoor.
Wil je direct weten hoe wij een sterke boekhouding voor jouw advocatenkantoor opzetten? Plan een vrijblijvende strategie-call met een van onze experts of neem contact met ons op via 070 720 09 05 of mail naar info@citadelfiscaal.nl. Ben je benieuwd naar onze ondersteuning voor fiscale aangiften van jouw kantoor, lees dan meer over fiscale aangiften voor advocatenkantoren. Ontzorg jezelf. Kies voor Citadel Fiscaal – jouw administratieve zekerheidspartner.
Meest gestelde vragen
Wat maakt boekhouding voor advocatenkantoren anders dan reguliere administratie?
Boekhouding voor advocatenkantoren is uniek door specifieke regelgeving en beroepsregels die het trustkantoor, derdengeldenbeheer en de scheiding van privégelden vereisen. Anders dan bij een gewone onderneming moeten advocaten zeer nauwkeurig werken met hun derdenrekening, boekhouden volgens de gedragsregels van de Nederlandse Orde van Advocaten en ieder jaar een accountantsverklaring kunnen overleggen bij hun jaarrekening. Bovendien zijn de eisen vanuit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en specifieke rapportageverplichtingen veel strenger.
Vooral het beheer van derdengelden en het correct verwerken van declaraties en voorschotten vraagt om specialistische kennis. Dankzij onze ervaring bij Citadel Fiscaal ondersteunen wij kantoren in het kiezen van de juiste boekhoudsoftware zoals Radar360 of Fiscaal Online, zorgen wij voor compliance en bieden wij advies over het stroomlijnen van je administratieve processen op een manier die direct aansluit op de praktijk van het advocatenkantoor.
Welke boekhoudsoftware is het meest geschikt voor advocatenkantoren?
Voor advocatenkantoren is het essentieel om te werken met boekhoudsoftware die speciaal is toegespitst op dossiergericht werken, urenregistratie, facturatie en het beheren van derdengelden. Tools zoals Fiscaal Online, Radar360 en Exact Online hebben koppelingen voor zowel financiële administratie als praktijkadministratie en maken het mogelijk om eenvoudig je zaken gescheiden en inzichtelijk te houden. Voor kleinere praktijken is Snelstart een goede keuze door de gebruiksvriendelijke interface en uitstekende basisfunctionaliteiten.
Het automatiseren van processen, zoals het genereren van declaraties, projectrapportages en realtime overzicht op debiteuren, levert direct tijdswinst op én minder kans op fouten. Door een tool te kiezen die integreert met Visionplanner of Wefact, kun je snel je wettelijke rapportages en managementinformatie aanleveren, waardoor je altijd voldoet aan de eisen van de toezichthouder.
Hoe houd je derdengelden correct apart in de jaarrekening van een advocatenkantoor?
Derdengelden vormen een fundamenteel onderdeel van de boekhouding voor advocatenkantoren. Je bent wettelijk verplicht om deze strikt te scheiden van het kantoorkapitaal. Dit doe je door een aparte bankrekening te gebruiken, de derdenrekening, waarop uitsluitend geld van cliënten of derden wordt beheerd. In de jaarrekening geef je deze derdenrekening herkenbaar weer als aparte post, los van je eigen middelen, om de transparantie voor zowel cliënten als toezichthouders te waarborgen.
Bij Citadel Fiscaal boeken wij deze geldstromen altijd gescheiden, registreren wij per dossier de stortingen en betalingen, en sluiten wij deze maandelijks af voor controle op juistheid. Door te werken met gespecialiseerde software als Exact Online voor de financiële administratie, zie je in één oogopslag de stand van de derdengelden en voorkom je sancties vanuit de Orde van Advocaten bij onregelmatigheden.
Moet je als advocatenkantoor verplicht een accountantsverklaring laten opstellen?
Niet ieder advocatenkantoor is wettelijk verplicht om een accountantsverklaring te laten opstellen, maar kantoren die derdengelden beheren of boven een bepaalde omzet uitkomen moeten wel jaarlijks een verklaring indienen bij de Nederlandse Orde van Advocaten. Dit is vooral om aan te tonen dat de boekhouding voldoet aan de Gedragsregels Advocatuur en dat het derdengeldenbeheer op orde is. Voor kleinere kantoren volstaat vaak een administratieve controle, maar zodra je als kantoor groeit, is een accountantsverklaring feitelijk onmisbaar.
Wij adviseren je om met je kantoor altijd te zorgen voor een sluitende administratie en tijdige voorbereiding van je jaarrapportage. Met onze steun bij Citadel Fiscaal ben je verzekerd van begeleiding bij het verzamelen van alle benodigde documenten en het opstellen van rapportages die direct geschikt zijn voor de accountant of toezichthouder, zodat je onnodige verrassingen voorkomt.
Welke fiscale voordelen kun je als advocatenkantoor benutten met een goede boekhouding?
Een nauwkeurige boekhouding geeft je als advocatenkantoor inzicht in alle subsidiemogelijkheden en fiscale voordelen, zoals investeringsaftrek, kostenoptimalisatie en het benutten van speciale regelingen voor beroepsgroepen. Met een goed bijgehouden administratie kun je onder meer btw op kosten direct en volledig terugvragen, fiscale reserves vormen voor grote uitgaven en optimaal gebruikmaken van de MKB-winstvrijstelling of de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA).
Onze experts bij Citadel Fiscaal signaleren proactief waar je kunt besparen of optimaal kunt profiteren van fiscale voordelen. Bijvoorbeeld door slim te plannen met investeringen of het benutten van scholingsaftrek voor medewerkers, zodat zowel je belastingdruk lager wordt als je marges stijgen.
Wat kost boekhouding voor een advocatenkantoor bij Citadel Fiscaal en welke service krijg je daarvoor?
Bij Citadel Fiscaal werken wij met transparante all-in tarieven: zzp’ers vanaf €120, eenmanszaken vanaf €150, VOF of maatschap vanaf €200 en BV’s vanaf €250 per maand. Hiervoor krijg je volledige ontzorging: een ervaren vaste contactpersoon, razendsnelle reactietijden, 24/7 direct inzicht via moderne software als Radar360 of Snelstart, gratis bedrijfsscan, proactieve fiscale monitoring en continu advies op maat. Daarnaast kun je rekenen op gedegen begeleiding bij jaarafsluiting, rapportages en het voldoen aan compliance-eisen vanuit de Orde van Advocaten.
Deze vaste prijs geeft je duidelijkheid over de kosten zonder verrassingen achteraf. Inclusief in het pakket zit ook toegang tot aanvullende diensten zoals belastingadvies, het monitoren van debiteuren, en hulp bij het stroomlijnen van je administratieve processen, zodat je je volledig kunt richten op je cliënten.
