Sta je aan de vooravond van een due diligence traject en wil je stress, vertraging en verwarring voorkomen? Met deze 5 tips om het due diligence traject soepeler te laten verlopen, grijp je controle over informatiestromen, communicatie met de koper en de samenwerking tussen accountants en juristen. Grip houden op je administratie kan het verschil maken tussen een vlot proces en eindeloze vragenlijsten.
Weet je niet waar je moet starten met het structureren van financiële documenten, compliance checks en het overzichtelijk presenteren van bedrijfsinformatie? Geen paniek, want iedere tip in deze gids helpt je om fouten te voorkomen, documenten centraal te organiseren en belangrijke deadlines te bewaken. Je voorkomt verrassingen met praktische voorbeelden en slimme checklisten.
Stel je voor: een helder proces, blije adviseurs en een tevreden koper. Iedere tip in deze uitleg draait om overzicht, goede communicatie, samenwerking tussen verschillende teams en efficiënt documentbeheer. Zo zie je welke stappen écht belangrijk zijn in het due diligence traject en kun je vol vertrouwen werken aan een soepele overdracht.
Wat is due diligence en hoe werkt het proces?
Due diligence is het proces waarbij je een bedrijf, organisatie of investering grondig onderzoekt voordat er wordt gekocht, gefuseerd of geïnvesteerd. Je doet dit om alle risico’s en kansen inzichtelijk te krijgen en onverwachte verrassingen te voorkomen. In een due diligence traject worden onder meer financiële gegevens, juridische structuur, fiscale positie, contracten en operationele aspecten doorgelicht. Zo weet je precies waar je aan toe bent en kun je weloverwogen beslissingen nemen. Bekende protocollen zoals de internationale Due Diligence Standard en de G20/OECD Principles of Corporate Governance vormen vaak de basis. Steeds meer bedrijven gebruiken gespecialiseerde tools zoals Virtual Data Rooms van Ansarada of DueDil voor het veilig delen en analyseren van documenten.
Het proces bestaat uit verschillende fasen:
- Voorbereiding: Hier bepaal je het doel en de scope van het onderzoek en stel je een team van specialisten samen.
- Inventarisatie: In deze stap verzamel en analyseer je alle relevante informatie over het bedrijf, de financiële administratie en fiscale posities.
- Analyse: Specialisten beoordelen de verzamelde data op juistheid, volledigheid, compliance en risico’s.
- Rapportage: Je presenteert de bevindingen en risico’s in een duidelijk rapport, meestal als input voor onderhandelingen.
- Verdieping en follow-up: Op basis van de uitkomsten kunnen er extra vragen komen of aanvullende checks worden uitgevoerd.
Bij Citadel Fiscaal begeleiden we je stap voor stap door een soepel due diligence traject, zodat je altijd controle behoudt.
Waarom is een soepel due diligence traject belangrijk?
Een soepel due diligence traject voorkomt niet alleen vertragingen, maar voorkomt ook gemiste risico’s die grote financiële impact kunnen hebben. Ondernemingen als Shell en Unilever besteden veel aandacht aan due diligence voor acquisities omdat dit cruciaal is voor het waarborgen van hun reputatie, het minimaliseren van aansprakelijkheid en het beschermen van aandeelhouders. In Nederland geldt onder andere de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), die vereist dat je nauwgezet je huiswerk doet bij elke zakelijke overname of investering.
De voordelen van een soepel traject:
- Snelheid: Minder tijdverlies en snellere afronding van de overname of investering doordat je valkuilen vroegtijdig signaleert.
- Transparantie: Je creëert vertrouwen bij alle bevraagde partijen en voorkomt onduidelijkheden over cijfers of juridische constructies.
- Betere besluitvorming: Compleet en actueel inzicht stelt je in staat om scherp te onderhandelen.
- Voorkomen van sancties: Je voldoet aan de eisen van toezichthouders zoals de Autoriteit Financiële Markten in Nederland en voorkomt boetes of reputatieschade.
Tip 1: Maak een gestructureerde documentatieplanning
Structuur in je documentatie is onmisbaar tijdens een due diligence traject. Het overzichtelijk organiseren van financiële, juridische en fiscale documenten via platforms als SharePoint of een Virtual Data Room als Drooms zorgt voor een snellere uitwisseling en controle van informatie. Plan vooraf wie welke documenten aanlevert, wie de verantwoordelijke contactpersonen zijn en gebruik duidelijke naamgevingen. Dit bespaart je team en de onderzoekende partij enorm veel tijd. Regelmatige updates en een vaste checklist maken je proces minder foutgevoelig.
Tip 2: Werk met multidisciplinaire specialisten
Een team van alle relevante disciplines laat je geen enkel detail over het hoofd zien. Combineer daarom altijd fiscalisten, accountants, juristen en IT-specialisten in je due diligence team. Binnen Citadel Fiscaal zetten we bijvoorbeeld data-analyse tools als Power BI en Exact Online in om afwijkingen, risico’s of complianceproblemen real-time te signaleren.
- Financiële analyse en controle: Grondige beoordeling van de jaarrekening, kasstromen, schulden en contracten
- IT due diligence: Analyse van systemen, koppelingen en privacy (GDPR) risico’s
- Juridische checks: Controleren van statuten, vergunningen en lopende rechtszaken
- Fiscale screening: Onderzoek naar belastingpositie, openstaande claims en fiscale risico’s
Tip 3: Identificeer potentiële ‘red flags’ vroegtijdig
Tijdens het due diligence onderzoek signaleer je snel problemen door een slimme checklist in te zetten en standaardvragen te gebruiken. Voorbeelden van red flags zijn omzetfluctuaties, niet-aangegeven schulden, ongeldige vergunningen, lopende geschillen of onduidelijke eigendomsstructuren. Je voorkomt dat onderhandelingen op het laatste moment stuklopen door direct te schakelen op knelpunten.
- Financiële onvolkomenheden: Onverklaarbare boekingen of niet gesaldeerde debiteuren
- Juridische onzekerheden: Onopgeloste conflicten of ontbrekende eigendomsbewijzen
- IT en data problemen: Geen back-up procedures of onvoldoende databeveiliging
- Fiscale claims: Niet betaalde inkomsten- of omzetbelasting
Tip 4: Communiceer proactief en stel verwachtingen bij
Duidelijke en regelmatige communicatie voorkomt misverstanden. Koppel terug naar alle betrokkenen, van M&A adviseurs tot interne managers. Stel vooraf mijlpalen en deadlines vast en communiceer direct als zich vertragingen of onduidelijkheden voordoen. Documenteer elke beslissing en wijziging. Door deze projectmanagement aanpak houd je iedereen scherp en voorkom je verspilling van kostbare tijd.
Wil je meer weten over het organiseren van communicatie en procesbegeleiding binnen due diligence? Lees verder over onze advisering rondom bedrijfstransacties.
Tip 5: Digitaliseer en automatiseer het due diligence proces
Digitalisering versnelt je due diligence traject aanzienlijk. Gebruik platforms als DocuSign voor digitale ondertekening van documenten, en data-extractie tools zoals Altova of SQL-gebaseerde oplossingen voor data-analyse versnellen de controle van financiële administraties. Processen zoals het scannen van facturen, het automatiseren van checklisten en workflows besparen je dagen werk. Cloudoplossingen maken samenwerking en toegang tot data veel eenvoudiger en veiliger.
Wil je snel weten hoe jouw due diligence project soepeler en slimmer kan verlopen? Plan direct een gratis online gesprek over slim due diligence voeren met een van onze experts van Citadel Fiscaal om jouw dossier soepel af te ronden.
Daarnaast bieden we ondersteuning voor jouw volledige bedrijfsadministratie rondom bedrijfsovernames en integraties zodat je met minimale risico’s en maximale efficiëntie de volgende stap zet. Zo ga je voorbereid, gestructureerd en volledig compliant het due diligence traject in, waar je ook met je onderneming actief bent.
Meest gestelde vragen
1. Wat zijn de belangrijkste tips voor een soepel due diligence traject bij het verkopen van mijn bedrijf?
Wil je dat het due diligence traject zonder stress verloopt, begin dan met heldere documentatie. Verzamel alle relevante financiële data, contracten, en notulen gestructureerd op één veilige plek. Zo bespaar je tijd als de koper om informatie vraagt en voorkom je vertragingen. Werk bijvoorbeeld met beveiligde datarooms die overzichtelijk en digitaal toegankelijk zijn zodat iedereen direct de juiste stukken vindt.
Een tweede tip is om vooraf je administratie kritisch door te lichten. Laat een expert van Citadel Fiscaal meekijken naar je jaarrekeningen, belastingaangiften en contracten. Zo ontdek je eventuele knelpunten of fouten op tijd en kun je deze corrigeren voordat het due diligence proces van start gaat. Hierdoor wek je vertrouwen, toon je professionaliteit en vergroot je de kans op een succesvolle en snelle afronding van de overname.
2. Hoe bereid ik mijn administratie en boekhouding zo slim mogelijk voor op due diligence?
Zorg dat je administratie up-to-date en consistent is door al vanaf het begin met vaste procedures te werken. Gebruik moderne boekhoudsoftware zoals Exact Online of Twinfield waarmee je eenvoudig rapportages en mutatie-overzichten genereert. Hiermee bewijs je niet alleen je financiële gezondheid, maar toon je ook dat je processen goed op orde hebt en audit-trails helder zijn.
Vergeet niet de verschillende onderdelen van je bedrijfsstructuur, zoals aandeelhoudersovereenkomsten, arbeidscontracten en vastgoedafspraken, overzichtelijk te bundelen. Door samen met een partij als Citadel Fiscaal door te nemen welke stukken (zoals belastingcorrespondentie, debiteurensaldi of inventarisaties van verplichtingen) nodig zijn, minimaliseer je verrassingen. Zo ervaren kopers jouw bedrijf als transparant en professioneel, wat de onderhandelingen en het totale proces enorm stroomlijnt.
3. Welke fouten komen vaak voor tijdens due diligence en hoe voorkom ik ze?
Eén van de grootste valkuilen is incomplete of slecht georganiseerde documentatie. Als je stukken mist, zoals ondertekende contracten, bankafschriften van cruciale maanden of bewijsstukken van waarderingen, kan dat het vertrouwen van de koper schaden of tot vertraging leiden. Dit voorkom je door ruim van tevoren een checklist te gebruiken en intern een dry-run te organiseren, waarin je team alvast alle benodigde documenten verzamelt en ordent.
Daarnaast wordt het belang van heldere communicatie tussen koper, verkoper en adviseurs vaak onderschat. Zorg dat je antwoorden op vragen snel en volledig zijn en wees niet bang om tijdig om hulp te vragen aan een ervaren partij zoals Citadel Fiscaal. Door proactief te rapporteren over risico’s of bijzonderheden in je administratie kom je betrouwbaar en deskundig over en voorkom je dat kleine issues uitgroeien tot grote obstakels.
