Wil je weten hoe je een slimme scan en herken workflow opzet voor inkoopfacturen? Met scan en herken automatiseer je de verwerking van binnenkomende facturen, waardoor je meer tijd overhoudt voor échte administratie. Denk aan software integratie, het instellen van documentherkenning en het veilig verwerken van boekingen zonder fouten.
Een goede workflow betekent minder zoeken en minder kans op vergissingen. Koppel je scanoplossing direct met je boekhoudsoftware voor een gestroomlijnd proces. Belangrijke punten zijn OCR (tekstherkenning), automatische codering van leveranciers en het snel matchen van facturen met inkooporders.
Met een goed ingerichte scan en herken workflow til je als administratiekantoor of boekhoudkantoor je factuurverwerking naar een hoger niveau. Je werkt sneller, hebt meer inzicht en voorkomt rompslomp. Ontdek hoe slimme digitalisering, integratie met Exact Online of Twinfield en de juiste autorisatie jouw processen sterk verbeteren.
Scan en herken workflow voor inkoopfacturen: definitie en meerwaarde
Scan en herken is dé digitale oplossing om het verwerken van inkoopfacturen te automatiseren. Door gebruik te maken van geavanceerde OCR-technologieën (Optical Character Recognition) en machine learning, lees je moeiteloos papieren én digitale facturen uit. Met scan en herken software zoals die van Exact Online, Twinfield of Yuki, wordt handmatige data-entry vervangen door een slimme workflow waarbij relevante informatie – zoals bedragen, btw, leveranciersnaam en factuurdatum – direct de boekhouding instroomt. Zo bespaar je kostbare tijd, verklein je de kans op fouten én werk je efficiënter samen met klanten en leveranciers binnen het boekhoudproces.
Geschiedenis van scan en herken technologie in administratiekantoor
De ontwikkeling van scan en herken workflows begon bescheiden met eenvoudige scan-oplossingen voor facturen. Dankzij de groei van bedrijven als Kofax, Basware en Visma Raet, gecombineerd met cloudtoepassingen van Microsoft Dynamics en ontwikkelingen binnen Robotic Process Automation, groeide deze technologie uit tot de kern van moderne digitale boekhouding. De software herkent steeds nauwkeuriger verschillende factuurindelingen en complexere financiële documenten. Ook integraties met Gmail, Office 365, Dropbox en directe koppelingen met banken zorgen ervoor dat het afhandelen van inkoopfacturen tegenwoordig grotendeels gestroomlijnd en geautomatiseerd kan verlopen.
Hoe richt je een scan en herken workflow in voor inkoopfacturen?
Bij Citadel Fiscaal geloven wij in een overzichtelijke, stapsgewijze implementatie voor het optimaal inrichten van scan en herken workflows:
- Inventariseer de inkomende factuurstromen: Breng in kaart welke leveranciers regelmatig facturen sturen en in welk formaat (PDF, e-mail, papier, UBL).
- Selecteer de juiste scan en herken software: Maak een keuze uit bewezen tools als Basecone, AccountView Scan, Zenvoices of Nmbrs, rekening houdend met de gewenste mate van automatisering, AI-mogelijkheden en integraties met Exact, AFAS, of SnelStart.
- Creëer duidelijke verwerkingsregels: Stel vooraf vast welke facturen automatisch geboekt mogen worden en waar handmatige controle nodig blijft, zodat je controle houdt over het goedkeuringsproces.
- Automatiseer routing en goedkeuring: Gebruik workflow-functionaliteiten om facturen direct naar de juiste medewerker of budgethouder te sturen voor verificatie en digitale goedkeuring.
- Koppel verwerking aan de administratie: Importeer de herkende en gecontroleerde gegevens naar je boekhoudpakket, zoals Exact Online, Visma eAccounting of Unit4 Boekhoud Gemak.
- Monitor en evalueer de workflow: Meet doorlooptijden, foutpercentages en tevredenheid van gebruikers en optimaliseer waar nodig de stappen voor maximale efficiëntie.
Proces en types scan en herken workflows
De workflow voor het verwerken van inkoopfacturen bestaat doorgaans uit deze fasen: ontvangst, scanning, herkenning, validatie, goedkeuring, boeking en archivering. Elk onderdeel vraagt zijn eigen specialistische aanpak en technologie. Je kunt kiezen uit verschillende typen workflows:
- Native cloud-gebaseerde workflows: Volledig digitaal, geschikt als je werkt met multichannel input en altijd toegang wilt tot je administratie vanaf elke locatie.
- Hybride workflows: Combineer papieren en digitale facturen. Dankzij mobiele apps (zoals de app van Yuki of Twinfield) upload je met één klik een bonnetje, waarna het direct in de workflow belandt.
- Geautomatiseerde goedkeuringsflows: Specifiek voor grotere organisaties zijn er complexe stroomschema’s waarbij budgethouders automatisch betrokken worden bij goedkeuringen via Docusign of Adobe Sign.
- Vendor managed workflows: Leveranciers sturen direct UBL-facturen (Universal Business Language) die zonder tussenkomst van handen de financiële administratie instromen.
Belangrijke scan en herken tools, software en integraties
Om een scan en herken workflow voor inkoopfacturen te laten excelleren, zijn slimme software en krachtige integraties onmisbaar. Bekende tools waarmee wij werken zijn:
- Basecone: Krachtige OCR engine, directe boekingskoppeling en uitgebreide validatiefuncties voor accountants.
- Exact Online Scan & Herken: Geïntegreerd voor automatisch verwerken, matchen van inkooporders en intelligente herkenning van factuurvelden.
- Yuki Inkomend Factuurboek: Automatisering van factuurstromen specifiek geschikt voor ondernemers met veel digitale inkoopfacturen.
- Zenvoices: Uitgebreide workflow engine voor autorisatie, OCR, matching en koppeling met financiële pakketten.
- Koppelingen met Dropbox, Google Drive en e-mailboxen: Alle inkomende documenten automatisch laten ophalen en in workflow aanbieden.
Voor organisaties in Rotterdam die willen digitaliseren, is het belangrijk om lokale expertise te combineren met deze internationale technologieën. Plan een vrijblijvende kennismaking met onze boekhouder Rotterdam voor een persoonlijke toelichting.
Belangrijkste voordelen van scan en herken bij inkoopfacturen verwerken
Door scan en herken goed in te richten haal je het maximale uit je boekhouding:
- Foutenreductie en compliance: Automatische herkenning beperkt typos en dubbele boekingen; direct bruikbaar voor fiscale controles dankzij audit trail en chronologisch archief.
- Snelle verwerkingstijd: Facturen worden direct bij ontvangst herkend en geboekt waardoor de verwerking sneller en efficiënter verloopt dan handmatig inboeken.
- Eenvoudige controles en goedkeuringen: Digitale workflows geven medewerkers en management met één klik (of swipe) de mogelijkheid om facturen te accorderen – ook op afstand.
- Verbeterde cashflow en inzicht: Dankzij real-time verwerking en automatische matching behoud je een actueel beeld van openstaande verplichtingen en facturen.
Tips om fouten te voorkomen en scan en herken effectief te maken
Het succes van een workflow hangt samen met oog voor detail, heldere communicatie en goed ingerichte processen. Zo voorkom je valkuilen bij het automatiseren:
- Train leveranciers in digitaal aanleveren: Werk samen met leveranciers aan standaard formats zoals UBL en facturen per e-mail, voor een optimale herkenning.
- Maak duidelijke interne instructies: Iedere collega moet weten hoe facturen aangeleverd en gecontroleerd moeten worden om latere correcties te vermijden.
- Gebruik validatie- en matchingregels: Koppel inkoopfacturen direct aan bestellingen of contracten voor extra controleslagen.
- Stel automatische herinneringen in: Voorkom vertragingen in het goedkeuringproces door automatische notificaties bij openstaande taken.
Wil jij weten hoe je scan en herken workflow voor inkoopfacturen laat aansluiten op jouw bedrijfsadministratie én compliant houdt voor de Belastingdienst? Neem dan direct contact met ons op of plan een gratis consultafspraak, zodat we samen de beste inrichting bepalen.
Wil je verder optimaliseren?
Ontdek hoe wij naast scan en herken jouw financiële administratie kunnen stroomlijnen via onze uitgebreide bedrijfsadministratie oplossingen – voor grip, inzicht en zekerheid binnen jouw bedrijf.
Met Citadel Fiscaal haal je het maximale uit scan en herken workflows, zodat jij altijd verzekerd bent van een toekomstgerichte en efficiënte verwerking van inkoopfacturen.
Meest gestelde vragen
1. Hoe start je met het inrichten van een scan en herken workflow voor inkoopfacturen als administratiekantoor?
Het begint altijd met het kiezen van de juiste scan en herken software zoals bijvoorbeeld Exact Online, Twinfield, Yuki of Basecone, die automatisch inkoopfacturen verwerkt en koppelt aan je boekhoudsysteem. Kijk of je software integraties biedt met andere tools die je gebruikt en zorg voor rechten die passen bij de rollen binnen je team. Maak vervolgens duidelijke afspraken over het scannen van papieren facturen, het importeren van PDF’s en het controleren van herkende gegevens voordat ze in de boekhouding terechtkomen.
Bij het inrichten van de workflow is het slim om vaste processen te documenteren: wie scant, wie keurt digitaal goed (denk aan een accorderingsflow), hoe gaat de digitale archivering en wie monitort de output? Door standaardisatie minimaliseer je handmatige fouten en bespaar je veel tijd. Citadel Fiscaal ondersteunt je bij het analyseren van je huidige werkwijze en het vertalen naar een digitale, schaalbare workflow voor maximale efficiëntie.
2. Welke voordelen biedt scan en herken bij de verwerking van inkoopfacturen?
Door scan en herken in je administratieve proces te implementeren, versnel je niet alleen de factuurverwerking maar verklein je ook de kans op menselijke fouten bij het overtypen van data. Je facturen komen digitaal binnen, worden automatisch uitgelezen en direct geboekt op de juiste grootboekrekeningen. Hierdoor houd je meer tijd over voor controle en advieswerk als financieel dienstverlener.
Daarnaast krijg je met een goed ingerichte workflow beter inzicht in openstaande facturen, voorkom je dubbele betalingen en kun je sneller sturen op de cashflow. Bovendien is alles digitaal te doorzoeken, wat ideaal is bij controles of bij het voorbereiden van de btw-aangifte. Met Citadel Fiscaal profiteer je van een uitgedachte aanpak die je boekhouding naar een hoger niveau tilt en compliant houdt aan de AVG en de Belastingdienst-richtlijnen.
3. Hoe borg je kwaliteit en compliance bij het gebruik van scan en herken toepassingen voor inkoopfacturen?
Kwaliteit en compliance beginnen met het correct instellen van je scan en herken software, inclusief het trainen van herkenningsregels en het periodiek controleren van resultaten. Zorg dat iedere gescande factuur wordt gekoppeld aan de juiste leverancier en kostenpost volgens de eisen van de Belastingdienst, en leg het goedkeuringsproces vast met een digitale accordering.
Voor compliance is het belangrijk dat je systeem voldoet aan de bewaarplicht (minimaal zeven jaar digitaal archiveren) en dat je privacygevoelige informatie veilig verwerkt. Regelmatige audits en duidelijke logistieke afspraken met collega’s vergroten de betrouwbaarheid van je proces. Citadel Fiscaal helpt je de workflow zo in te richten dat je altijd klaar bent voor een controle en zorgt dat je voldoet aan wet- en regelgeving, zoals GDPR en de eisen van de fiscus.
