Boekhouding voor import export draait niet alleen om financiële administratie, maar ook om zaken als btw-gevolgen bij grensoverschrijdende handel, accijnzen, douanekosten en facturatie. Wij nemen je aan de hand mee door de wirwar van Europese exportregels, importheffingen, valutaadministratie en internationale boekhoudnormen. Met Citadel Fiscaal aan je zijde krijg je inzicht in reële casussen, zoals het verwerken van inklaringskosten of het correct verwerken van buitenlandse facturen. Ontdek hoe wij ondernemers hands-on begeleiden en check gerust onze uitstekende beoordelingen door import export specialisten!
Boekhouding voor import export: Jouw financiële basis voor internationale groei
Het succes van internationaal zakendoen begint bij een strak geregelde boekhouding voor import export. Bij Citadel Fiscaal brengen wij structuur in je bedrijfsadministratie en begeleiden je stap voor stap door het woud van internationale handelsregels, douaneformaliteiten en fiscale vraagstukken. Of je nu goederen importeert uit Azië, exporteert naar Amerika of binnen de EU actief bent, wij leveren maatwerk en zorgen dat alles klopt tot op de cent.
Hoe werkt boekhouding voor import export?
Internationale handel brengt unieke boekhoudkundige uitdagingen met zich mee. Transportkosten, valutaverschillen, douanerechten en btw-carrousels vragen om specialistische kennis. Wij werken met moderne boekhoudsoftware zoals Exact Online, Snelstart en Radar360 om je processen te automatiseren en realtime inzicht te geven. Met onze proactieve ondersteuning voorkom je verrassingen bij de fiscus en sluit je je administratie naadloos aan op de eisen van zowel de Nederlandse belastingdienst als buitenlandse autoriteiten.
- Valuta-administratie: Direct inzicht in valutawisselingen, koersverschillen en relevante rapportages. Bijvoorbeeld bij inkoop in dollars en verkoop in euro’s.
- Internationale btw-afhandeling: Advisering rondom intracommunautaire leveringen, import-btw en het toepassen van de juiste btw-codes.
- Invoerrechten en douaneprocessen: Correct boeken van kosten en naleven van douaneregelgeving volgens de richtlijnen van de Belastingdienst Douane en de World Customs Organization.
- Goederenbewegingen: Volledige registratie van logistiek, voorraadmutaties en transportdocumenten in je administratie.
Het stappenplan: Zo regelen wij jouw import export administratie
Een foutloze boekhouding in internationale handel start bij een solide proces. Dankzij onze bewezen aanpak is elk document traceerbaar en elke transactie controleerbaar.
- Intake en bedrijfsanalyse: We onderzoeken jouw handelsstromen, douaneformaliteiten en fiscale positie wereldwijd.
- Inrichten van digitale tools: We koppelen systemen zoals Snelstart of Exact Online en automatiseren zoveel mogelijk processen, inclusief koppelingen met Visionplanner voor rapportages.
- Gezamenlijk bepalen van werkwijze: Van periodieke check-ins tot geautomatiseerde btw-alerts, jij bepaalt de frequentie van overleg en rapportage.
- Realtime monitoring: Je krijgt 24/7 inzicht via dashboards, met alerts voor valuta, douane en internationale btw-deadlines.
- Controle & compliance: We zorgen dat jouw administratie voldoet aan de regels van de Nederlandse Douane, btw-regelgeving en het Unierecht, inclusief periodieke audits.
Jouw partner voor alle fiscale oplossingen
Ontvang een gratis bedrijfsscan zonder contract of verplichting. Bespaar direct op je boekhouding met een vaste boekhouder, maandelijks opzegbaar.
Typen administratie binnen import export
De wereld achter import en export is veelzijdig. Elk type vraagt om een eigen aanpak. Bij Citadel Fiscaal zorgen we voor een feilloze aansluiting op jouw unieke situatie.
- Handel in goederen buiten de EU: Btw en invoerrechten correct registreren, inclusief facturen, vrachtbrieven (CMR), en douaneaangiftes.
- Handel binnen de EU: Intracommunautaire leveringen, ICP-aangifte en het aanleveren van periodieke opgaven aan de Belastingdienst.
- Internationale dropshipping: Specifieke administratie rondom marginregelingen, leveringsvoorwaarden (Incoterms) en facturatie naar derde landen.
- Servicegerelateerde export: Verwerking van internationale consultancy- of dienstverleningscontracten in de boekhouding.
Voorbeelden uit de praktijk van onze klanten
Boekhouding voor import export krijgt concrete invulling bij onder meer leveranciers in de groothandel, webshops met internationale klanten, transportbedrijven en productiebedrijven die internationale inkoop en verkoop combineren. Denk aan het verwerken van de juiste Incoterms-voorwaarden, tijdig aanvragen van EORI-nummers en het optimaal benutten van vrijhandelsakkoorden.
- Voorraadbeheer gekoppeld aan importprocessen: Altijd up-to-date inzicht in je fysieke en administratieve voorraden, met automatische inkoopfacturen.
- Projectmatige internationale invoer: Van bouwmaterialen uit China tot machines uit Duitsland, alles correct geboekt volgens de actuele btw-regels.
- Btw-teruggave bij export: Alle relevante documenten verzameld voor teruggave, conform richtlijnen uit het elektronisch BTW-teruggaafproces (EU VAT Refund).
Waarom kiezen voor Citadel Fiscaal voor jouw import export boekhouding?
Wij zorgen ervoor dat je nooit voor verrassingen komt te staan. Met meer dan 500 bedrijven in portefeuille, heldere all-in prijzen, vaste contactpersoon en directe communicatie via telefoon, WhatsApp of e-mail (070 720 09 05 of info@citadelfiscaal.nl), sta je stevig in je schoenen, waar ter wereld je ook onderneemt. Je profiteert van een gratis bedrijfsscan, uitgebreide digitale rapportages en 24/7 inzicht in je internationale bedrijfsvoering.
Benieuwd hoe onze dienst aansluit op jouw transportactiviteiten? Lees dan ook onze praktische tips over de boekhouding voor wegtransport planners.
Wil je ervaren hoe wij jouw administratie naar wereldniveau brengen? Plan een gratis adviesgesprek rondom jouw import export situatie in.
Meest gestelde vragen
Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten voor de boekhouding bij import en export?
De boekhouding voor import en export vraagt om extra alertheid op specifieke factoren, zoals facturatie in vreemde valuta, btw-behandeling bij grensoverschrijdende leveringen en de juiste verwerking van in- en uitvoerrechten. Je moet daarnaast rekening houden met internationale regels, zoals de Incoterms en douanevoorschriften, die bepalen wanneer kosten, risico’s en eigendom van goederen overgaan.
Het is slim om elke transactie zorgvuldig vast te leggen, inclusief alle bijbehorende documentatie, zoals CMR-vrachtbrieven, inkoop- en verkoopfacturen en importdocumenten. Door te werken met gespecialiseerde boekhoudprogramma’s die geschikt zijn voor internationale handel, zoals Exact Online of Snelstart, kun je deze processen eenvoudiger en foutloos beheren. Citadel Fiscaal adviseert om met een boekhoudpartner te werken die ervaring heeft met deze uitdagingen, zodat je achteraf geen vervelende verrassingen krijgt.
Hoe werkt btw bij import en export in de boekhouding?
Bij import uit landen buiten de EU moet je btw (invoer-btw) betalen bij de douane over de goederenwaarde plus eventuele heffingen. Jij mag die betaalde btw meestal als voorbelasting terugvorderen in je btw-aangifte. Exporteer je naar een land buiten de EU, dan factureer je met 0 procent btw, mits je kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Lever je aan bedrijven binnen de EU, dan geldt vaak het nultarief voor intracommunautaire leveringen, mits je het btw-nummer van de afnemer controleert en correcte ICP-aangiftes doet.
Het is essentieel dat je deze btw-stromen nauwkeurig administreert en de juiste bewijsstukken bewaart. Veel boekhoudpakketten, zoals Radar360 of Fiscaal Online, hebben specifieke modules om deze btw-afhandeling te automatiseren. Zo voorkom je dat je bij een controle door de Belastingdienst tegen problemen aanloopt of btw misloopt waarop je recht hebt.
Welke documenten heb je nodig voor een correcte import-export boekhouding?
Voor een waterdichte import-export boekhouding heb je verschillende documenten nodig. Denk aan inkoop- en verkoopfacturen, douanedocumenten zoals de aangifte ten invoer of uitvoer, vrachtbrieven, paklijsten, facturen van transporteurs, verzekeringsbewijzen en betalingsbewijzen. Voor zendingen binnen de EU zijn de zogenaamde Intrastat-aangiftes en ICP-opgaven belangrijk.
Zorg dat je deze documenten digitaal en gestructureerd opslaat, bijvoorbeeld in een cloudomgeving gekoppeld aan je boekhoudsoftware. Tijdens een audit of controle moet je deze administratief snel kunnen aanleveren. Platformen als Visionplanner of Exact Online bieden hier handige oplossingen voor, zodat je administratie altijd compliant is met de wet- en regelgeving én direct toegankelijk voor jou en je boekhouder bij Citadel Fiscaal.
Welke boekhoudsoftware werkt het beste bij import-export bedrijven?
Voor bedrijven actief in import en export zijn boekhoudprogramma’s met internationale functionaliteiten essentieel. Tools zoals Exact Online, Snelstart en Radar360 zijn populair omdat ze functionaliteit bieden voor meertalige facturatie, verwerking van verschillende valuta’s, btw-regelingen per land en automatische koppelingen met banken en logistieke partners.
Fiscaal Online en Wefact bieden een goede prijs-kwaliteitverhouding voor kleinere Citadel Fiscaals en zzp’ers, terwijl Visionplanner ideaal is voor het plannen en monitoren van je groei. Met deze tools kun je eenvoudig samenwerken met je vaste contactpersoon bij Citadel Fiscaal, heb je 24/7 inzicht en ontvang je tijdig signalen bij afwijkingen zodat je proactief kunt sturen. Wij helpen graag bij de keuze en implementatie van de best passende software-oplossing voor jouw situatie.
Hoe voorkom je veelgemaakte fouten bij de boekhouding van internationale handel?
Veel ondernemers maken fouten door te weinig kennis van wet- en regelgeving bij import en export, bijvoorbeeld ten aanzien van btw, douanerechten of het verkeerd boeken van kosten in buitenlandse valuta. Ook worden bewijsstukken soms onvolledig opgeslagen, waardoor je bij een belastingcontrole niet kunt aantonen dat je aan alle verplichtingen hebt voldaan.
De oplossing is om processen zoveel mogelijk te digitaliseren en te automatiseren. Werk met een goed boekhoudpakket, stel structureel checklists op en laat je administratie periodiek controleren door een specialist zoals Citadel Fiscaal. Met onze gratis bedrijfsscan en heldere all-in prijzen weet je vooraf precies waar je aan toe bent en worden valkuilen in kaart gebracht én opgelost voordat ze tot problemen leiden.
Wanneer is het slim om de boekhouding van je import-export bedrijf uit te besteden?
Het loont om je boekhouding uit te besteden zodra je merkt dat de internationale transacties tijdrovend worden, je niet zeker bent van alle fiscale regels of als je groeit naar meerdere markten en valuta. Een ervaren boekhouder kent de snel veranderende wetgeving, helpt bij het optimaliseren van je cashflow en bespaart je tijd en geld door fouten te voorkomen en sneller de juiste aangiften te doen.
Door je boekhouding over te dragen aan Citadel Fiscaal profiteer je van vaste contactpersonen, up-to-date kennis, scherpe vaste tarieven en snelle reacties binnen 24 uur. Met onze 24/7 administratie-inzage en belastingmonitor heb je altijd grip, terwijl jij je energie kunt steken in het uitbreiden van je internationale handel. Zo haal je meer rendement én zekerheid uit je import-export activiteiten.
