Boekhouding voor notariskantoren vraagt om net dat beetje extra aandacht. Je hebt te maken met complexe dossiers, strenge compliance-eisen en voortdurend wisselende voorschriften. Bij Citadel Fiscaal zorgen wij dat jouw administratie niet alleen op orde is, maar ook altijd transparant, accuraat en actueel blijft.
Of het nu gaat om het verwerken van derdenrekeningen, controle op kasstromen, BTW-aangiftes of jaarrekeningen, wij kennen de kneepjes van het vak. Onze boekhoudspecialisten begrijpen hoe belangrijk het is om altijd inzicht te hebben in je financiële administratie én je verplichtingen richting KNB en belastingdienst.
Door te kiezen voor onze expertise voorkom je verrassingen en ben je verzekerd van een gestroomlijnde verwerking van elke factuur en elk dossier. Wil je weten hoe andere notariskantoren onze boekhouding beoordelen? Bekijk onze ongeëvenaarde recensies op Google reviews over Citadel Fiscaal voor notariskantoren.
Boekhouding voor notariskantoren: Alles wat je moet weten
Binnen een notariskantoor draait boekhouding om meer dan alleen facturen verwerken. Als notaris ben je aansprakelijk voor een nauwkeurige financiële administratie, waarbij het onderscheid tussen derdengelden en kantoorgelden leidend is. Citadel Fiscaal ondersteunt notariskantoren met een optimaal ingericht boekhoudproces, waarbij compliance met Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en Notariswet vooropstaat. Ons team zorgt ervoor dat jouw boekhouding feilloos voldoet aan alle eisen van de Koninklijke Notariële BeroepsCitadel Fiscaal (KNB) en de Belastingdienst.
Wet- en regelgeving in de notariële boekhouding
Je moet als notaris rekening houden met strenge regelgeving. Onze boekhoudspecialisten helpen voldoen aan de notariële verplichtingen rondom:
- Derdengeldenadministratie: strikte scheiding, directe verwerking en transparantie in transacties. Bijvoorbeeld bij de verwerking van koopsommen en hypotheken.
- Rapportageplicht Wwft: signaleren van ongebruikelijke transacties en tijdige meldingen aan de FIU-Nederland.
- Integriteitstoetsen en controles door het Bureau Financieel Toezicht: op orde houden van de administratie volgens de audit-protocollen.
- Bewaarplicht financiële stukken: voldoen aan de 7-jaar bewaarplicht voor digitale en papieren stukken zoals aktenregisters en overboekingen.
Met de inzet van Fiscaal Online, Snelstart en Exact Online waarborgen wij real-time verwerking en optimale compliance.
Het proces van boekhouding in een notariskantoor
De boekhouding bij notariskantoren kent een uniek, gefaseerd proces:
- Inboeken van ontvangsten en betalingen: onderscheid tussen kantoor- en derdengelden, direct vanaf de bankkoppeling ingelezen en gecategoriseerd.
- Maandelijkse reconciliatie van derdengelden: verantwoorden van elke in- en uitgaande betaling met het oog op het aktenregister.
- Btw-verwerking en fiscale aangiften: analyseren van verschuldigde en aftrekbare btw met specifieke aandacht voor diensten en akte-opmaak.
- Per kwartaal opstellen van managementrapportages: inzicht in liquiditeit, resultaat en kasstromen via Visionplanner en Radar360.
- Aanlevering van jaarrekening en accountantscontrole: eindcontrole, vastleggen van notulen en voorbereiding op accountantsverklaring.
Jouw partner voor alle fiscale oplossingen
Ontvang een gratis bedrijfsscan zonder contract of verplichting. Bespaar direct op je boekhouding met een vaste boekhouder, maandelijks opzegbaar.
Typen inkomsten en uitgaven voor notariskantoren
De inkomsten en uitgavenstructuur wijkt af van andere dienstverleners. Denk bijvoorbeeld aan:
- Inkomsten uit akte-opmaak en advisering: honoraria, declarabele uren en begeleidingskosten.
- Transacties met derdengelden: tijdelijk beheer van koopsommen, hypotheekgelden of nalatenschappen.
- Uitgaven aan externe specialisten: bijvoorbeeld advies door fiscalisten, taxateurs of IT-dienstverleners.
- Kantoorkosten en salarissen: operationele uitgaven, salarisadministratie en huur van softwarelicenties.
Efficiëntie en automatisering in notariële administratie
Toonaangevende notariskantoren kiezen voor automatisering. Integraties met Nmbrs, Wefact en Exact Online zorgen voor directe koppeling van bankmutaties, declaraties en salarisadministratie. Zo blijven menselijke fouten tot een minimum beperkt en ontstaat 24/7 inzicht. Mede dankzij deze slimme toepassingen heeft Citadel Fiscaal meer dan vijfhonderd kantoren ondersteund in het verstevigen van hun financiële basis.
Persoonlijke begeleiding en proactief advies
Niet alleen correcte verwerking, maar ook inzicht en vooruitdenken zorgen dat jouw kantoor groeit. Onze specialisten bieden:
- Proactieve signalering: vroegtijdig advies over fiscale optimalisatie en risicominimalisatie.
- Periodieke bedrijfsanalyses: duidelijke rapportages die helpen bij de strategische keuzes voor jouw kantoor.
- Sparren over dossiers: één vast contactpersoon bij alle vraagstukken rondom boekhouding, verslaggeving en fiscale aangiften. Meer weten over hoe wij dit aanpakken? Bekijk onze strategie voor notariële verslaggeving.
- Gratis bedrijfsscan: wij brengen kansen en verbeteringen in beeld voor een optimale notariële boekhouding en besparing in kosten.
Waarom kiezen voor Citadel Fiscaal?
Wij zijn je partner voor transparante tarieven vanaf 120 euro per maand, voorzien van all-in prijzen en gegarandeerde snelle service. Citadel Fiscaal werkt samen met moderne tools als Exact Online en Visionplanner voor maximale efficiëntie en grip op jouw cijfers. Altijd snel antwoord? Bel of WhatsApp ons op 070 720 09 05, mail naar info@citadelfiscaal.nl, of plan direct een notarieel boekhoudinggesprek met ons in om te ontdekken hoe wij jouw kantoor naar het volgende niveau tillen.
Meest gestelde vragen
Wat maakt boekhouding voor notariskantoren anders dan reguliere administratie?
Het grootste verschil zit in de complexe regelgeving en strengere compliance-eisen waar notariskantoren aan moeten voldoen. Je krijgt te maken met derdengelden, notariële akten en trustrekeningen. Die vereisen een nauwkeurige en transparante administratie zodat alle transacties tot in detail te herleiden zijn. Fouten kunnen grote gevolgen hebben voor je vergunning, reputatie en continuïteit.
Daarom werken we bij Citadel Fiscaal met gespecialiseerde boekhoudsoftware als Exact Online en Radar360, en zorgen we voor een gedegen periodieke controle. Onze experts houden rekening met alle fiscale en wettelijke verplichtingen, zodat je altijd voldoet aan de normen van de Koninklijke Notariële BeroepsCitadel Fiscaal (KNB) en de Belastingdienst. Zo heb je rust en zekerheid, en focus je op je cliënten in plaats van je administratie.
Welke software is het meest geschikt voor online boekhouding van een notariskantoor?
Boekhoudsoftware voor notariskantoren moet niet alleen standaard administratieve zaken verwerken, maar ook veilige scheiding van derdengelden en automatische registratie van akten kunnen faciliteren. Daarom kiezen notariskantoren vaak voor pakketten als Exact Online, Snelstart of Fiscaal Online. Deze sluiten perfect aan op de eisen vanuit de KNB en de Compliance-checks.
Bij Citadel Fiscaal begeleiden we je in het kiezen en instellen van de juiste online platformen voor jouw situatie. Of het nu om Nmbrs, Visionplanner of WeFact gaat: je krijgt realtime inzicht, waterdichte archivering van transacties en praktische dashboards waarmee je direct kunt sturen. Zo heb je altijd en overal controle over je boekhouding en kun je eenvoudig data delen met je vaste contactpersoon of accountant.
Hoe voldoe je aan de strenge wet- en regelgeving voor notariële financiële administratie?
De boekhouding van een notariskantoor valt onder extra controle van onder meer de KNB en de Belastingdienst. Je moet apart bijhouden wat tot het kantoorvermogen behoort en wat onder beheer van derden valt. Daarnaast ben je verplicht om uitgebreide dossiers te bouwen rond transacties, cliëntenonderzoek te doen en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) na te leven.
We houden je administratie up-to-date door goede bestandsvoering, tijdige reconciliatie van alle rekeningen en een transparante scheiding van geldstromen volgens de Accountantsregeling Notariaat (ARN). Met onze gratis bedrijfsscan controleren we jouw processen op gevoelige punten en adviseren we waar verbeteringen mogelijk zijn, zodat je bij controles of audits nooit voor verrassingen komt te staan.
Wat kost het uitbesteden van de boekhouding als notariskantoor bij Citadel Fiscaal?
Onze tarieven zijn transparant en afgestemd op jouw ondernemingsvorm en omvang. Je profiteert als notaris van heldere all-in prijzen: boekhouding voor eenmanszaken zoals zelfstandige notarissen start bij 150 euro per maand, voor maatschappen bij 200 euro en voor BV-structuren of grotere kantoren starten wij bij 250 euro per maand. ZZP’ers kunnen al vanaf 120 euro terecht.
Daarbij krijg je 24/7 inzicht in je cijfers, een vast contactpersoon die jouw branche als geen ander kent, en een gratis bedrijfsscan. Door onze schaalgrootte (meer dan 500 bedrijven) combineren we scherpe prijzen met specialistische service. Je betaalt nooit onverwachte kosten achteraf en bent zeker van betrouwbare begeleiding door doorgewinterde specialisten.
Welke voordelen levert een gespecialiseerde boekhouder voor notariskantoren jou op?
Een gespecialiseerde boekhouder neemt je niet alleen werk uit handen, maar voorkomt ook risico’s door inhoudelijke kennis van zowel notarieel recht als de fiscale spelregels van de branche. Je geniet van gegarandeerd compliant administratie, sneller inzicht in kasstromen, en maatwerkadvies voor fiscale optimalisatie.
Verder signaleren wij als Citadel Fiscaal actief kansen om je bedrijf te laten groeien, begeleid je bij digitalisering van archieven en zorgen dat je voldoet aan alle eisen rond privacy, AVG en beroepsethiek. Je kunt altijd terecht met vragen, want wij leveren direct binnen 24 uur antwoord, zodat jij nooit stilvalt door onduidelijkheden over je administratie of belastingverplichtingen.
Hoe krijg je 24/7 inzicht in je boekhouding en belastingverplichtingen?
Met onze koppelingen naar systemen als Fiscaal Online, WeFact en Visionplanner zorgen wij dat je realtime toegang hebt tot je cijfers vanaf elke locatie. Je logt simpelweg in en hebt direct een overzicht van openstaande akten, de status van derdengeldenrekeningen en aankomende belastingdeadlines. Je ziet per dossier en cliënt exact waar je aan toe bent.
Je vaste Citadel-adviseur controleert de administratie frequent en staat paraat voor vragen, zodat je nooit achterloopt. Ook ontvang je signaleringen bij belangrijke fiscale termijnen via onze belastingmonitor. Zo combineer je volledige grip met gemak en zekerheid – en kun je je administratie laten mee-evolueren met de groei van jouw notariskantoor.
