Beheer jij een taxi of zorgvervoerbedrijf en voel je je soms verdwaald tussen bonnen, tarieven en kilometeradministratie? Met ons team van Citadel Fiscaal wordt boekhouding voor taxi en zorgvervoer een makkie. Wij snappen alles van btw-aangifte, fiscale rittenregistratie, wagenparkadministratie en de complexe regels voor zorgtaxi’s.
Onze ervaring met vervoerssubsidies, zakelijk leasen, loonadministratie en verzekeringen pakt precies uit wat jij nodig hebt. Geen ingewikkeld jargon of tijdrovende spreadsheets—wij houden het overzichtelijk, accuraat en altijd fiscaal voordelig.
Wil je zeker weten dat jouw boekhouding tiptop geregeld is? Lees dan onze klantervaringen rond boekhouding voor taxi en zorgvervoer en zie hoe Citadel Fiscaal het verschil maakt.
Boekhouding voor taxi en zorgvervoer: De essentie voor succes en continuïteit
Boekhouding voor taxi en zorgvervoer draait om meer dan cijfers alleen. Je bent dagelijks onderweg, levert maatwerk aan passagiers in heel Nederland en zet je in voor speciale doelgroepen zoals zieken en ouderen. Juist daarom moet je boekhouding tot in de puntjes kloppen. Wij van Citadel Fiscaal kennen de unieke uitdagingen van taxi-exploitanten en zorgvervoerders. Met onze ervaring in vervoeradministratie optimaliseren we je administratie, zorgen we voor fiscale compliance en maximaliseren we je financiële overzicht.
Hoe werkt boekhouden in taxi en zorgvervoer?
Boekhouding in deze sector vereist inzicht in zowel personenvervoer als zorglogistiek. De Taxiwet (Wet personenvervoer 2000) stelt dat iedere rit, tarief en specifieke omzet correct en realtime geregistreerd moet worden. Daarnaast vraagt een zorgvervoer administratie om inzicht in declaraties naar zorgverzekeraars en gemeenten volgens het sociaal domein. Denk hierbij aan:
- Rittenregistratie: Je legt bij iedere rit vertrekpunt, aankomst, kilometerstand, en eventuele bijzonderheden vast, essentieel voor belastingaangifte en nacalculatie.
- Kassasysteem en boordcomputer: Wij integreren data uit boordcomputers taxi (BCT), waardoor je bewijsvoering waterdicht is en je tijd bespaart op handmatig invoerwerk.
- Facturatie aan opdrachtgevers en instellingen: Zorgvervoerders werken veelal op contractbasis met zorginstellingen. Wij zorgen dat elk contract en de ritten die daaruit voortvloeien accuraat worden verwerkt.
- BTW beheer en vrijstelling: In zorgvervoer gelden vaak vrijstellingen; wij monitoren per klant en type rit of het tarief (denk aan 0 procent voor specifieke zorgdiensten) correct is toegepast.
Proces en stappenplan voor een optimale vervoersadministratie
Wij begeleiden je van start tot jaarafsluiting met onze bewezen aanpak. Onze boekhouders laten geen details liggen:
- Inventarisatie van voertuigen en personeel: Elk voertuig en chauffeur wordt apart ingevoerd in het systeem zodat kosten, afschrijving en urenregistratie transparant zijn.
- Koppeling met BCT, Snelstart, Exact Online en Radar360: Geautomatiseerde transacties zorgen voor minder foutkansen en altijd up-to-date cijfers.
- Contractbeheer en digitale facturatie: Facturen aan gemeenten (Wmo), zorginstellingen en klanten worden automatisch klaargezet met de juiste btw-instelling.
- Verwerken van tank- en onderhoudsbonnen: Alle uitgaven worden direct digitaal opgeslagen, gekoppeld aan het juiste kenteken en maand.
- Periodieke rapportage en belastingmonitor: Je houdt altijd zicht op marges, openstaande facturen en fiscale verplichtingen via onze online dashboards (Visionplanner, Wefact).
Jouw partner voor alle fiscale oplossingen
Ontvang een gratis bedrijfsscan zonder contract of verplichting. Bespaar direct op je boekhouding met een vaste boekhouder, maandelijks opzegbaar.
Belangrijke aandachtspunten binnen de vervoersboekhouding
De complexiteit van je administratie hangt samen met het aantal wagens, personeelsleden, verschillende statuten per rit (zakelijk, particulier, zorg-gerelateerd) en de samenwerking met zorginstellingen. Dit zijn de belangrijkste onderdelen die wij structureel beheren:
- Kilometerregistratie en rittenoverzichten: Voor belastingaftrek en correcte verantwoording richting opdrachtgevers onmisbaar.
- Subsidiestromen en Wmo-verantwoording: Jaarlijks controleren we of je administratie voldoet aan eisen van gemeenten, Belastingdienst en pensioenfondsen.
- Digitale personeelsdossiers via Nmbrs: Loondossiers, urenbriefjes en verzuimmeldingen voor chauffeurs zijn direct centraal toegankelijk.
- Tussentijdse winst- en verliesrapportage: Je ziet per kwartaal of project je rendement en grijpt bij waar nodig.
Voorbeelden uit het veld: Praktisch boekhouden voor taxi en zorgvervoer
Bij Citadel Fiscaal spreken we de taal van de ondernemers op de weg. Bijvoorbeeld:
- ZZP chauffeur: Kies je voor ons, dan verwerk je inkomsten, ritten en uitgaven in minder dan 1 uur per week en krijg je automatisch reminders voor je aangifte inkomstenbelasting.
- Kleine taxicentrale met 8 busjes voor dagbesteding: Wij verzorgen je complete omzetadministratie, localiseren factuurverschillen en zorgen dat je maandelijks klaar bent voor een nieuwe zorgdeclaratie.
- Regionaal zorgvervoerder met contracten gemeenten: Dankzij onze slimme koppelingen weet je precies welke facturen nog openstaan en kun je snel schakelen met opdrachtgevers wanneer volumes veranderen.
De kracht van gespecialiseerde boekhoudsoftware voor vervoerders
Zonder duidelijke vervoersadministratie loop je makkelijk omzet mis of betaal je te veel belasting. Daarom werken wij met Exact Online, Snelstart, Radar360, Nmbrs, Fiscaal Online, Wefact en Visionplanner. Zo zijn kilometerdeclaraties, urenstaten, vaste verrekeningen en correcties per project tot op de komma nauwkeurig en altijd direct in te zien.
Waarom kiezen voor Citadel Fiscaal: Maxi-zekerheid en mini-zorgen
Wij schuiven niet met stapels papier, maar werken volledig digitaal. Daardoor profiteer je van:
- Gratis bedrijfsscan en vaste contactpersoon: Onze specialisten nemen écht de tijd om je bedrijf en processen te leren kennen.
- Heldere all-in prijzen: Vanaf 120 euro per maand voor ZZP’ers, altijd inclusief complete jaarafsluiting en fiscale aangiften.
- Snelle reactie en 24/7 dashboard: Ieder moment van de dag heb je toegang tot je online boekhouding en alle managementinformatie.
- Erkende kwaliteit voor meer dan 500 bedrijven, 5/5 Google reviews: Jouw onderneming past perfect tussen onze tevreden klanten.
Zorg dat je administratie toekomstbestendig is en je financieel piekfijn op koers blijft. Ontdek ook hoe wij jouw salarisadministratie voor vervoerspersoneel vlekkeloos integreren in jouw boekhouding!
Voor direct contact of het plannen van een adviesgesprek bel of WhatsApp ons op 070 720 09 05, mail naar info@citadelfiscaal.nl of plan direct een boekhouding intake in en zet je administratie moeiteloos op de rit!
Meest gestelde vragen
Hoe organiseer je de boekhouding voor taxi- en zorgvervoer het beste?
Het organiseren van de boekhouding voor taxi en zorgvervoer begint bij het zorgvuldig vastleggen van alle ritten, inkomsten, bonnetjes en uitgaven. Je gebruikt hiervoor geschikte boekhoudsoftware zoals Fiscaal Online, Snelstart of Exact Online, die speciaal ingericht kunnen worden op vervoersstromen en bij ons bekend zijn. Door realtime je administratie in te voeren, voorkom je achterstanden en hou je grip op kassastromen, tankbonnen en onderhoudsfacturen.
Een vaste contactpersoon binnen Citadel Fiscaal helpt je om structuur aan te brengen in je administratie en zorgt ervoor dat je voldoet aan alle fiscale eisen van de Belastingdienst. Dankzij de integratie met tools als Radar360 en Visionplanner krijg je 24/7 inzicht en kun je tijdig bijsturen waar nodig. Regelmatig controleren we of alles correct is verwerkt en signaleren proactief mogelijkheden om kosten te besparen of fiscaal voordeel te claimen.
Waar moet je rekening mee houden bij fiscale regels voor taxi- en zorgvervoerders?
Bij taxi- en zorgvervoer gelden specifieke fiscale regels zoals het bijhouden van een rittenregistratie, toepassing van de kleineondernemersregeling (KOR) en het afzonderlijk verwerken van Btw op personenvervoer. Je bent verplicht om per rit bij te houden wie je hebt vervoerd, het aantal kilometers, de begin- en eindtijd en het tarief. Daarnaast is het belangrijk om personeelskosten, lease- of brandstofcontracten en subsidies apart te boeken.
Met onze expertise zorgen we dat je administratie altijd voldoet aan de actuele regelgeving en dat je geen fiscale voordelen misloopt. Onze ervaren deskundigen screenen elk kwartaal je boekhouding en zetten ingewikkelde fiscale vraagstukken om in praktische, begrijpelijke adviezen. Zo blijf je als ondernemer compliant en profiteer je van alle mogelijke aftrekposten voor jouw branche.
Welke veelgemaakte fouten zie je in de boekhouding bij taxiondernemers en zorgvervoerders?
Veel taxiondernemers maken de fout om inkomsten en uitgaven niet volledig vast te leggen of te laat te verwerken, waardoor ze het overzicht en fiscale voordelen mislopen. Denk aan vergeten tankbonnen, privégebruik van de auto niet correct administreren of het niet tijdig aangeven van omzetbelastingen. Ook het niet scheiden van zakelijke en privé uitgaven zorgt regelmatig voor problemen bij controle door de Belastingdienst.
Wij voorkomen dit soort valkuilen door jouw boekhouding zo in te richten dat elke transactie, van pinbetaling tot contant geld en digitale factuur, direct en overzichtelijk wordt bijgehouden. Door onze all-in aanpak en vaste contactpersoon worden fouten snel opgespoord en gecorrigeerd, zodat je zelf geen zorgen meer hebt over onvolledige administratie of boetes.
Hoe werkt btw-afdracht voor taxi en zorgvervoer?
Voor taxi- en zorgvervoerders geldt dat het overgrote deel van de omzet met 9 procent of 0 procent btw wordt belast, afhankelijk van het type vervoer en de opdrachtgever. Dit betekent dat je per kwartaal – of maand – de btw over je inkomsten moet aangeven en afdragen via een sluitende administratie. Speciaal bij contracten met zorginstellingen of gemeenten moet je goed letten op gesplitste tarieven en/of btw-vrijstelling.
Wij stemmen de btw-administratie perfect af op jouw vervoersactiviteiten, waardoor je altijd zeker weet dat de juiste percentages worden toegepast én de juiste bedragen worden opgevoerd bij je btw-aangifte. Eventuele uitzonderingen of wijzigingen in wet- en regelgeving krijg je direct van ons te horen, zodat je altijd compliant blijft en onnodige naheffingen vermijdt.
Hoe kun je het beste omgaan met gewerkte uren, rittenregistraties en personeel in je administratie?
Het vastleggen van gewerkte uren, rittenregistraties en personeelskosten vormt de kern van een solide administratie bij taxi- en zorgvervoer. Door met oplossingen zoals Nmbrs voor salarisadministratie en Visionplanner voor urenregistratie te werken, automatiseren we dit proces. Alles wordt per medewerker, per rit en per dag inzichtelijk gemaakt en gekoppeld aan je boekhoudpakket, zodat je eenvoudig loonkosten, sociale premies en vergoedingen inzichtelijk houdt.
Ook bij de controle van overuren, naleving van CAO-taxivervoer en het correct toepassen van kilometervergoedingen ondersteunen we je actief. Zo voorkom je discussies met personeel, verrassingen bij de Belastingdienst en behoud je altijd controle over je belangrijkste kostenposten.
Wat levert uitbesteden van je boekhouding aan Citadel Fiscaal je op?
Het uitbesteden van je boekhouding aan Citadel Fiscaal geeft jou de vrijheid om te focussen op je dagelijkse werkzaamheden, wetende dat je administratie deskundig en grondig wordt verzorgd. Dankzij onze ervaring met taxibedrijven, zorgvervoerders en zzp’ers in deze sector herkennen wij branche specifieke vraagstukken direct en bieden proactieve oplossingen op het gebied van belasting, subsidie en compliance.
Je profiteert van onze heldere all-in prijzen, snelle reactie binnen 24 uur, gratis bedrijfsscan en een vaste contactpersoon die altijd voor je klaarstaat. Met 24/7 inzicht in je cijfers en toegang tot slimme tools als Fiscaal Online en WeFact nemen wij al het administratieve werk uit handen, verhogen we je financiële grip en haal jij het maximale uit je taxionderneming.
